讯维无纸化会务管理系统:开启智能会议管理新时代！

随着信息技术的迅猛发展，数字化、智能化已经成为社会发展的必然趋势。在这样的时代背景下，会务管理也迎来了革命性的变革。讯维无纸化会务管理系统，以其高效、便捷、环保的特性，为各类会议提供了全新的解决方案，引领着会务管理走向更加智能、绿色的未来。

在过去，传统的会务管理往往依赖于大量的纸质材料，从会议通知、议程安排、资料准备到会议记录，无一不需要大量的纸张来承载。这不仅造成了资源的浪费，也增加了会议筹备的复杂性和成本。同时，纸质材料的存储和查找也十分不便，难以满足现代化会务管理的需求。

因此，无纸化会务管理系统的出现，成为了解决这些问题的有效途径。通过数字化技术，将会议相关的所有信息都存储在电子设备中，实现了信息的快速传递、高效管理和便捷查询。这不仅提高了会议的效率，也降低了会议的成本，更符合现代社会对环保和可持续发展的要求。

图2.无纸化会议室

讯维无纸化会务管理系统是一款集会议管理、信息发布、资料共享、互动交流于一体的综合性会务管理平台。该系统具有以下几个显著的特点和优势：

（一）信息高效管理

系统采用云端存储技术，将会议相关的所有信息都存储在云端服务器上，实现了信息的集中管理和快速共享。无论是会议通知、议程安排还是参会人员信息，都可以在系统中轻松查看和编辑，大大提高了会议筹备的效率。

（二）便捷的资料共享

系统支持多种格式的文件上传和下载，参会人员可以通过手机、平板或电脑等终端设备随时随地查看会议资料，无需再携带厚重的纸质材料。同时，系统还支持在线编辑和实时更新，确保参会人员能够获取到最新的会议信息。

（三）互动交流的增强

系统内置了在线交流功能，参会人员可以在会议过程中进行实时互动，提出问题和建议，也可以进行投票和问卷调查等活动。这不仅增强了会议的互动性和参与度，也提高了会议的决策效率和效果。

（四）环保节能的贡献

通过无纸化会务管理，系统大幅减少了纸张的使用量，降低了会议对环境的影响。同时，电子化的会议资料也减少了打印、复印等环节，节约了能源和成本，符合现代社会对环保和可持续发展的要求。

图2.无纸化会议系统

那么讯维无纸化会议管理系统有哪些功能呢？

1.组织管理功能：公司的组织架构具有上级部门、下级部门及上级管理下级的业务需求，系统采用树形结构可以无限级的子节点操作，实现与企业部门或机构的真实对应。组织管理包括组织信息的录入、组织信息的维护、组织与用户对应关系设置。同时，系统还具备与OA系统、钉钉、企业微信等平台数据自动同步功能。

2.角色管理功能：系统中认定角色是一组用户权限的合集，具有指定权限操作、访问特定资源的行为。系统默认定义角色：超级系统管理员、会议管理员、普通用户。超级系统管理员主要操作功能：用户管理、组织管理、会议室管理、会议室终端管理等；会议管理员主要操作功能：创建会议、配置会议、设备管理、统计分析等；普通用户主要操作功能：通过日历方式展示会议日程安排，查询会议信息、会议资料、参会人员等。

3.用户管理功能：系统管理员可通过用户管理功能，通过信息采集的方式将使用单位包含的所有用户录入或导入系统，可将用户与组织指定关联。系统具备手机号码、用户姓名检索数据的功能；系统通过标准化数据对接模板，与使用单位的用户信息匹配后，通过Excel模板进行用户信息导入。

4.会议室类型管理功能：当使用单位的会议室数量繁多、功能复杂的情形时，需要通过会议室类型对会议室的通途进行标注描述。系统默认配置洽谈室（5人以下无无纸化终端）、小会议室、中会议室、大会议室、视频会议会议室等会议室类型，同时可勾选是否属于无纸化会议室。创建会议室的时候可以选择会议室类型作为筛选条件，便于创建会议时、会议室维护时的快速定位会议室。

图2.无纸化会务管理系统

5.会议室管理功能：支持多个会议室管理，系统对会议室的基本信息、资产信息、会议室内固定资产进行统一的管理和维护。系统内置可视化组件，实现会议室的布局、固定资产摆放、无纸化终端配置等功能。根据会场平面图设置会议室布局位置，提供桌子、椅子、大门、终端、无纸化终端等控件，可按照会场实际位置进行布局；在会议预约时，使用可视化的方式为参会人员进行排位，可随时位置调换。

6.会议终端管理功能：具备较强的终端兼容能力，系统适配无纸化会议终端、会议信息显示终端、侯会信息播报终端、会议服务交互终端、信号接入控制器、信号输出控制器、会议标语终端。所有的终端在通过管理软件能自动寻找主机并进行控制管理，实时显示终端的联机状态、运行状态。与会议室绑定后，通过可视化设计器页面，可以配置终端的显示内容、显示背景。终端可进行分组，实现对一组终端的批量化操作应用。

7.背景会标管理功能：当会议启动后，无纸化会议终端屏幕所显示的会议欢迎致辞。通过系统管理页面利用可视化组件实现对欢迎界面的自定义设计，可以为每一个会议室设置一个不同的欢迎界面，满足会议室日常开会不同主题显示定制化欢迎致辞的业务需求。系统具备会议标语可视化配置功能，可自定义每场会议显示不同的会议标语。

8.电子桌牌管理功能：电子桌牌用于替代会议室内的塑料夹纸质的桌牌，使参会人员信息显示元素更丰富，内容显示更清晰。系统具有电子桌牌可视化配置功能，可以实现电子桌牌样式的自定义设计，还可以对每一个会议室设置不同的显示界面。

9.会议通知管理功能：系统会议创建完毕后，可以通过邮件、短信、电话、微信、钉钉多种方式将会议通知发送给参会人员。会议通知的内容、格式均可配置，管理员可自定义通知模板。

10.第三方设备对接：系统可对接智能设备，例如空调、温湿度传感器、新风、中控、门禁、灯光、占空等各类设备，对接后可设置关联设备是否根据会议情况自动开启、自动关闭。

图2.会务管理预约功能

讯维无纸化会务管理系统已经在多个领域得到了广泛应用，取得了显著的效果。以下是一些具体的应用实践案例：

1、政府会议的应用

在政府部门的会议中，讯维无纸化会务管理系统得到了广泛应用。通过系统，政府部门可以高效地组织会议、发布通知、管理参会人员信息，实现会议的高效运转。同时，系统的实时互动功能也为政府部门的决策提供了有力支持。

2、企业会议的应用

在企业会议中，讯维无纸化会务管理系统也发挥了重要作用。企业可以利用系统进行远程会议、在线培训等活动，降低会议成本、提高会议效率。此外，系统还可以帮助企业进行数据分析和市场调研，为企业的决策提供数据支持。

3、学术会议的应用

在学术会议中，讯维无纸化会务管理系统也发挥了重要作用。通过系统，学术会议可以方便地发布会议通知、征集论文、管理参会人员信息等。同时，系统的在线交流功能也为学术研讨提供了便利，促进了学术成果的交流和传播。

讯维无纸化会务管理系统的出现，为会务管理带来了革命性的变革。它不仅提高了会议的效率和质量，也降低了会议的成本和对环境的影响。未来，随着技术的不断进步和应用场景的不断拓展，无纸化会务管理系统将在更多领域发挥重要作用，推动会务管理向更加智能、高效、绿色的方向发展。